Espacios de Trabajo que fomentan la Creatividad y la Innovación

Cuando nos propusimos elegir un nuevo emplazamiento para nuestra oficina en Valladolid, investigamos en mayor profundidad sobre cómo afectan los espacios de trabajo al rendimiento de sus trabajadores.

Las distintas tipologías de oficinas tienen sus implicaciones en la relación entre los trabajadores, y la relación de la empresa con otras organizaciones. Además, en un entorno de trabajo destinado al proceso creativo, el espacio donde se desarrolla debe fomentar la colaboración y permitir un ambiente propicio para la creatividad y la innovación.

Oficinas Abiertas

Peopleware. Lo importante es cómo el espacio afecta a las personas.

Especialmente relacionado con los trabajadores del conocimiento, los espacios físicos donde desarrollan su actividad, tienen una gran influencia en el desarrollo de la creatividad y la innovación. El hábitat de las organizaciones influye en el comportamiento de sus trabajadores, y puede promover comportamientos relacionados con la creatividad, con la colaboración y la conexión entre personas y nuevas ideas.

En el libro Peopleware sobre Productive Projects and Teams, Tom DeMarco y Timothy Lister, aportan varias ideas sugerentes sobre cómo afecta el espacio de trabajo a la creación de un equipo de proyecto altamente productivo.

El texto hace especial énfasis en los problemas que se derivan de la tipología más común de oficinas abiertas, y la influencia que tiene la falta de privacidad de los trabajadores en su productividad.

La práctica común en las organizaciones tiende al diseño de oficinas abiertas, ya sea por razones económicas, de espacio, o por la creencia de que al sentar a muchas personas en un mismo lugar se fomenta la colaboración.

Sin embargo, cada vez se ponen más en duda los beneficios de este tipo de espacios supuestamente colaborativos. Varios estudios indican que estos espacios no afectan positivamente en la creación de nuevas ideas, y muchos directores de proyectos piden que sus equipos vuelvan a pequeños espacios para disfrutar de mayor privacidad, silencio y concentración.

El principal problema de una oficina abierta es el ruido ambiente que dificulta la concentración. La falta de privacidad y la sensación de que todo el mundo puede ver constantemente qué haces y escuchar qué dices resta libertad y aumenta la sensación de inseguridad. Las constantes interrupciones, provocadas por conversaciones telefónicas cercanas, el ruido de los ordenadores, charlas entre los compañeros, etc,  afectan negativamente a la concentración de todo el personal.

El principal motivo por el que las empresas optan por este tipo de espacios abiertos es un problema económico. Una oficina abierta resulta bastante más barata que una dividida en espacios distintos. Cuando la razón para elegir un espacio abierto es la económica, suele enmascararse bajo la idea de una mal entendida flexibilidad de la organización de la empresa. La flexibilidad de una empresa no quiere decir que los edificios y sus paredes también lo tengan que ser.

Por otra parte, un espacio de trabajo homogéneo, indefinido y sin orientación, no posibilita un uso alternativo del espacio, y la interacción entre las personas.  El uso alternativo del espacio de trabajo, propicia  encuentros fortuitos, reuniones puntuales no programadas en las que se traspasan ideas e información.

Buscando la Creatividad y la Innovación

Efectivamente, en las empresas destinadas a la creatividad y el desarrollo de conocimiento, debemos compartir y promover ideas. Este proceso creativo se basa en el trabajo colaborativo de todo el equipo de proyecto, por lo que los espacios de trabajo deberían facilitar esta colaboración entre las personas. Sin embargo, para la mayoría de las personas, el proceso creativo es un acto en soledad.

“El intento más equivocado de una falsa colectivización es la pretensión actual de ver al grupo como un vehículo creativo… Las personas rara vez piensan en grupos. Hablan, intercambian información, deciden, llegan a acuerdos… Pero no piensan. No crean.” 

William Whyte, en The Organization Man

La colaboración y la transmisión de ideas entre las personas suele producirse de forma fortuita y no planeada. Un espacio de trabajo bien diseñado puede favorecer estas conexiones y encuentros creativos. Las oficinas deben contener espacios diferenciados y separados del bullicio habitual donde se puedan desarrollar discusiones creativas. Estos refugios o nichos permitirán que una conversación casual pueda convertirse en una conversación productiva orientada a la creación.

Los nichos de Christopher Alexander

De nada sirve promover un encuentro entre compañeros de trabajo que no se pueda convertir en una conversación privada. La falta de privacidad para seguir una conversación casual puede frustrar el intercambio de ideas.  El exceso de ruido y tráfico en una zona puede impedir la conexión entre personas, estos autores citan el ejemplo de los nichos de Christopher Alexander con los que el arquitecto soluciona el problema en su estudio de patrones. Estos nichos, pequeños lugares que acaban con la homogeneidad de un espacio, dan a las personas la oportunidad de tener un poco de privacidad. Estos pequeños espacios son fundamentales para la conexión entre individuos.

Otro tipo de espacios en donde se promueve la interacción entre compañeros de distintas unidades funcionales son aquellos espacios destinados a los recursos compartidos, como la máquina del café, la fotocopiadora, áreas de descanso, etc.

Los radiadores de Información

Las organizaciones con un alto grado de innovación disponen de espacios de trabajo en equipo  con espacios para mostrar el trabajo en progreso. Se producen actividades regulares donde cada equipo comparte lecciones aprendidas y comparten información relevante con el resto de la organización. Las salas donde se realizan las exposiciones suelen ser abiertas, acristaladas, y fomentan la participación de otros trabajadores fuera del equipo de proyecto.

Es difícil trabajar en un equipo sin un espacio dónde trabajar en conjunto. El equipo de trabajo de un proyecto, requiere de un espacio para discutir tranquilamente y trabajar en un objetivo común de intercambio constante. Por esto se recomienda tener espacios dedicados a los proyectos en vez de oficinas abiertas donde todos se amontonan.

Una característica de estos espacios debe ser la de contar con lugares visibles para exponer el trabajo en progreso, no solamente hacia el equipo de proyecto, como Scrum, sino también hacia el resto de la organización. La difusión y puesta en común del conocimiento y avances de un equipo de proyecto invita a la retroalimentación, y permiten que la gente se inspire del trabajo de otros.

Aparte de la cuestión económica que supone crear espacios de trabajo por proyecto, el principal escollo a esta solución, es que muchas organizaciones no están acostumbradas a trabajar por proyectos, y la única visión posible es la de una estructura por departamentos. “Esta planta es la de los ingenieros, aquella la de marketing,…y en el sótano tenemos a los informáticos”.

Nichos para reuniones

Oficinas donde no se puede trabajar entre las 9 y las 5.

En esa búsqueda del silencio y la concentración hay personas que se quedan a trabajar en casa porque en la oficina no pueden realizar tareas urgentes o que necesiten de un alto grado de concentración.

Tom DeMarco y Timothy Lister hicieron encuestas en las empresas donde impartieron formación y consultoría sobre equipos de proyectos, y recogieron las conclusiones en su libro Propleware.

La principal queja que recogían de la mayoría de empresas que disponían de espacios de trabajo abiertos era que en dichas oficinas no se podía llegar al nivel de concentración necesario para un trabajo intelectual.

En la oficina no te puedes concentrar durante el horario normal de trabajo, por lo que muchos trabajadores optan por llegar antes, o quedarse hasta tarde en la oficina, aprovechando las horas en las que están menos concurridas.

“Si un trabajo es urgente, me quedo en casa para hacerlo, o me voy a la biblioteca municipal. Cualquier sitio menos la propia oficina.”

Las preguntas de la encuesta sobre la calidad del espacio de trabajo eran del tipo:

  • ¿Qué tamaño tiene la oficina, y si es un espacio cerrado destinado exclusivamente a los miembros del equipo de Proyecto?
  • ¿Es un espacio de trabajo silencioso y tranquilo?
  • ¿Se puede mantener cierto grado de privacidad?
  • ¿Puedes silenciar tu teléfono?
  • ¿Se pueden desviar las llamadas de teléfono?
  • ¿La gente a menudo se interrumpen sin necesidad?

Los equipos más productivos y que mejores resultados obtenían en la calidad de su trabajo, según los estudios de Tom DeMarco,  trabajaban en espacios más silenciosos, manteniendo un mayor grado de privacidad. Oficinas mayores donde las interrupciones eran consideradas como algo altamente negativo y se evitaban por parte de la organización.

Espacios de Trabajo

 

Architect & Project Manager Professional, PMP Seeking Excellence by Design. Carlos en Google+

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