Gestión de Proyectos en la Administración Pública

La ejecución de los proyectos en las Administraciones Públicas está fuertemente condicionada por sus características específicas: Personal con funciones muy específicas y poco flexibles; ejecución  de  gran  cantidad  de  proyectos  externos,  con  la  intervención  de empresas externas, o mecanismos rígidos de contratación poco adaptables a casos particulares.

Estas características particulares de los entes públicos, afectan a distintas áreas de la Gestión de Proyectos. La principal diferencia tiene que ver con el origen de los recursos públicos. En el caso de la administración, no se trata de proyectos cuyo objetivo vaya a reportar un beneficio económico; sino de ofrecer un servicio a los ciudadanos. La forma de observar el éxito de estos proyectos públicos pasa por medir el grado de satisfacción de los ciudadanos.

Los gestores públicos son conscientes de los riesgos específicos en los proyectos para la administración, debido a su especial sensibilidad. Las adquisiciones y la intervención de proveedores externos, los cambios de requerimientos, la participación cada vez más activa del ciudadano como interesado activo en todo el proyecto, o el riesgo político, son factores condicionantes en los proyectos públicos.

La Administración Pública es la primera interesada en mejorar la forma en que presta sus servicios a la sociedad. Esto redunda tanto en una mejor imagen, como en una mayor agilidad y eficiencia de sus procesos internos. Los retos prioritarios de la Administración Pública se centran en buscar un acercamiento al ciudadano y empresas.

Proyectos públicos europeos

La gestión del alcance de los proyectos también se ve influido por su componente política. Cuando los proyectos rebasan los periodos de tiempo de los gobernantes, a menudo, esto afecta a al proyecto con modificaciones en sus requisitos, replanteamientos, o incluso cancelaciones. Esta circunstancia, y los continuos cambios de criterio que se originan, es la principal causa de los sobrecostes y aplazamientos en los proyectos públicos.

Las técnicas de gestión en la Administración Pública no son una aportación original de los programas de modernización administrativa, sino una aplicación de las ciencias de gestión o project management que nacieron con vocación universal, aunque se haya desarrollado más ampliamente en el ámbito privado. En otros ámbitos geográficos, como el anglosajón, existe una mayor tradición en aplicar la gestión de proyectos, o Project Management, en el ámbito de la administración. Esto es así, debido a que el origen de la gestión de proyectos está en los proyectos complejos gubernamentales de las décadas de los 60 y 70. Debido al impulso y financiación pública de estos proyectos, la ciencia de la gestión de proyectos pronto se expandió tanto al ámbito público como al privado. La Gestión de Proyectos pretende incrementar el rendimiento de las organizaciones, mejorando su economía, eficiencia y eficacia. Recientemente, también en España, influenciados por administraciones, organizaciones y programas internacionales, el sector público comienza a considerar la necesidad de centrar su gestión en las ventajas que supone la gestión de proyectos.

Mejora de la calidad en la Gestión de los Proyectos de la Administración Pública

Los beneficios que aportaría una mejora en la calidad de la propia gestión de los proyectos públicos serían:

  • Mejora en la comunicación interna entre los componentes del equipo de proyecto.
  • Visión clara para cada uno de los agentes sociales relacionados (stakeholders o interesados), facilitando la comunicación externa y la resolución temprana de conflictos, ya que se identifican, se describen y se toman decisiones consensuadas.
  • Se alcanzan los objetivos propuestos ya que es posible combinar la experiencia acumulada con las mejores prácticas.
  • Se maneja adecuadamente la incertidumbre y el riesgo al tener identificados y comunicados todas las amenazas en el momento en que se detectan.
  • Se consigue poder gestionar adecuadamente los seguimientos de la historia del proyecto mediante la información almacenada con todas las planificaciones periódicas donde se reflejan las previsiones y cumplimientos.
  • Disminución de errores y Aumento de la Productividad, en el sentido de la ejecución de los proyectos dentro de los plazos previstos.
  • Mejora de las relaciones con los participantes externos mediante el uso de herramientas y lenguaje estandarizado.
  • Mejora de las relaciones entre las distintas Administraciones Públicas: Las relaciones entre los diferentes organismos de la Administración Pública son muy comunes, y el uso de la Gestión de Proyectos basada en estándares reconocidos internacionalmente, puede ayudarlas en gran medida.

En la actualidad, la Administración Pública Española se encuentra en pleno proceso de modernización con un marco organizativo basado en la descentralización de la planificación, ejecución y gestión de los proyectos y con una coordinación entre las distintas administraciones para intentar satisfacer las necesidades de los ciudadanos.

La convivencia entre las distintas administraciones conlleva muchas dificultades de cooperación eficiente en proyectos de interés común, haciéndose necesarias unas herramientas y técnicas de gestión de proyectos que garanticen la cooperación entre los distintos organismos para una gestión más eficaz de los recursos públicos.

Gestión de Proyectos públicos

Projet Management Institute en la Administración Pública

Projet Management Institute (PMI), principal organización mundial dedicada a la Gestión de Proyectos, reconoce las características distintivas de los proyectos que se desarrollan en el sector público, y propone aplicar el conocimiento en dirección de proyectos recogido en los estándares y cuerpos de conocimiento más utilizados en la actualidad.

La valoración de la certificación PMP®  es una garantía para los contratos de dirección de proyectos, por eso creemos que esta metodología de trabajo se debe aplicar en los propios proyectos de la administración.

Por otra parte, fomenta la valoración de la Dirección de Proyectos en los concursos públicos, de forma que el uso de buenas prácticas reconocidas se convierta en un garante para la administración durante la ejecución de las licitaciones. En este sentido la Guía PMBoK y la Norma UNE-ISO 21500 Project Management pueden aportar un criterio de calidad y control en la elaboración de los Pliegos de Cláusulas Administrativas Particulares de la Ley de Contratos del Sector Público.

Proyectos A. Pública

Como muestra de las sinergias entre la Administración Pública y el PMI, el Capítulo de Madrid-España del PMI ha participado en el Foro sobre Dirección de Proyectos en la Administración Pública organizado por la Comunidad de Madrid para dar a conocer el PMI, y lo que es la Dirección de Proyectos.

En este evento los miembros de la Junta Directiva del Capítulo desarrollaron más detalladamente estos conceptos. Estuvimos presentes en representación del Branch de Castilla y León, y analizaremos en otro post las conclusiones del foro.

Architect & Project Manager Professional, PMP Seeking Excellence by Design. Carlos en Google+

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