El Director de Proyectos en las PYMEs

Os dejo un resumen de nuestra ponencia titulada “La Figura del Director de Proyectos en las PYMEs“, enmarcada en la II Jornada de Dirección de Proyectos organizada por la Asociación de Profesionales en la Gestión de Proyectos (@AsociacionAPGP), y el Centro de Referencia Nacional de Informática y Comunicaciones (@ThinkTIC). El objetivo de la presentación era compartir y debatir con el resto de profesionales sobre las especiales características de este perfil profesional en un tipo de empresas, que aunque mayoritario, sigue siendo un extraño a la Dirección de Proyectos.

La Figura del Director de Proyectos en las PYMEs

Ya no se pone en duda la importancia estratégica que tiene la Dirección de Proyectos para los gestores de una empresa, independientemente de su tamaño. La DP se ha convertido en una herramienta que, para ser eficaz, deberá estar alineada con el Business Plan y la gestión estratégica, de la mano de la dirección. El reto para las PYMEs está en cómo se adapta esta figura necesaria a su día a día, a su estructura, o mejor dicho, su no-estructura.

La mayoría de las PYMEs sienten que no tienen el tiempo, la energía o los recursos para implementar Dirección de Proyectos. Sin embargo, es precisamente por esta falta de recursos que necesitan implementar metodologías de gestión de proyectos como herramienta estratégica de mejora. Desafortunadamente, la primera aproximación que tienen las empresas a la Dirección de Proyectos viene cuando el proyecto ya está descarrilado. Estas empresas suelen tener un patrón común sobre cómo han llegado a descarrilar en el camino:

EXCESO de CONFIANZA: Confían en que saben de Dirección de Proyectos, o tienen herramientas para ello, aunque en realidad desconocen el verdadero alcance de este trabajo.

SUBESTIMAN la DIFICULTAD de sus PROYECTOS, dado que son pymes y realizan proyectos “pequeños” sin dificultades aparentes en un principio.

Incluso cuando ven necesario la Dirección de Proyectos, creen que supondrá un sobrecoste y un corsé para la empresa, y prefieren AHORRAR en su GESTIÓN.

@javier_peris

Cuando el proyecto tiene problemas, llega … SuperProjecManager

Esta es una imagen un poco idealizada – (me pidieron que fuera un poco friki) – de lo que muchas empresas buscan en un Director de Proyectos, y que ya había visto antes de la mano de Anabel Domínguez y La Salle.

El SuperProjectManager, personaje ideal para cualquier empresa con un proyecto en problemas, equipado con un ARMA poderosa (PMBoK), y guiado por un CÓDIGO MORAL (PMI´s Code of Ethics and Professional Conduct) que lo mantendrá al lado de los buenos profesionales para luchar por un MOTIVO recurrente (la Triple Restricción de su proyecto), frente a unos VILLANOS a los que se enfrenta repetidas veces (Interesados y Stakeholders), con proyecto sesudamente planificados en su SEDE secreta (la PMO).

Lo cierto es que tenía reciente esta imagen en la mente tras haber contactado con el Branch de Castilla y León del PMI una empresa en apuros para buscar un perfil de Director de Proyectos (SuperProjectManager), y los requisitos que solicitaban para el puesto estaban a la altura de los superpoderes de nuestro personaje … SuperProjectManager. Sólo puedes pararte a pensar,

¿En qué empresa trabaja ahora superman?

Más allá de la anécdota y la imagen idealizada, el perfil de Director de Proyectos debería ser una persona capaz de estar al tanto de todo lo que afecte a su proyecto, pero no involucrada en todo lo que afecte a su proyecto. No puede estar especializado en todo. No sería de humanos. En el caso más concreto de las PYMEs, donde deberemos trabajar con equipos reducidos, el PM debe ser además parte del equipo de trabajo. Por este motivo, será importante que, además de sus dotes de gestor y conocimientos en dirección de proyectos, atesore una gran ESPECIALIZACIÓN TÉCNICA.

Al tratarse de Directores de Proyectos que no pocas veces comparten el doble roll de CEO de la empresa, es imprescindible que el DP se involucre en las labores directivas. Las empresas demandan del perfil de Director de Proyectos para una PYME:

INVOLUCRARSE y Contacto directo con la Dirección.

Conocimiento del NEGOCIO y ESTRATEGIA de la empresa.

ESPECIALIZACIÓN TÉCNICA y conocimientos específicos del sector.

SuperProjectManager vs Equipos

Sin embargo, aunque las empresas sigan teniendo la idea de que contratando a un SuperProjectManager se van a solucionar los problemas de su proyecto, no podemos confiar en que una única persona vaya a cambiar la cultura de toda una empresa, aunque se trate de un pequeño equipo o una pyme.

Los malos resultados de sus proyectos no se deben a la incompetencia de los trabajadores. Es más bien un problema de falta de un sistema que convierta a estos trabajadores en un equipo cuyos esfuerzos están orientados por un marco de trabajo más efectivo.   En vez de tener a un SuperPM que tiene que lidiar con sistemas y empresas desorganizadas; es preferible contar con un equipo de gente normal, trabajando en base a una metodología, marco o sistema eficiente.

En este sentido, mejor que a Superman, yo preferiría tener en mi empresa al Equipo A. Acordaros lo eficaces que eran ejecutando sus planes,  y el liderazgo apenas perceptible que tenía Aníbal sobre el grupo, ejerciendo de facilitador, más que de jefe.

Si queremos implementar la Dirección de Proyectos en nuestras empresas, utilizar herramientas de gestión PPM, compartir información en la nube con todo el equipo de proyecto, necesariamente vamos a obtener unas organizaciones más transparentes, con equipos más autogestionados y un liderazgo más horizontal. La Dirección de Proyectos, según la tendencia PM2.0 de las organizaciones más avanzadas en cuanto a la gestión de sus equipos,  requiere de un NUEVO ESTILO de LIDERAZGO.

PM2.0 = Socialized PM

La conclusión de la ponencia, y la idea principal que se repitió durante toda la Jornada fue que:

Por encima de las METODOLOGÍAS, lo importante son las PERSONAS

En palabras de Jose Antonio Puentes, @pma_jpuentes : “mejor que las metodologías, está lo que el Director de Proyectos decide para su empresa“, en base a su experiencia, las características del proyecto y el tipo de organización. Javier Peris Montesinos, @JavierPeris, introdujo la necesidad  de preocuparse en mejorar en pequeñas cosas, involucrando a todo el equipo en mejora primero en esos procesos clave para el éxito de la empresa. De ahí la importancia de formar a todo el equipo en conceptos básicos de dirección de proyectos, aunque no sea necesario obligar a todos a ser superhéroes de la DP. Las metodologías “no sirven para todo, ni son excluyentes“( Waterfall & Agile), y añadía Peris: “¿Cómo podemos “aterrizar” la Dirección de Proyectos en la PYMEs?”

También en esta línea, Jose Luis Protela López, @joseluisportela, en su ponencia abrió el debate sobre la importancia de la Dirección de Proyectos para desarrollar los cambios que necesitan hacer las empresas que quieran innovar y sobrevivir en un mundo cada vez más exigente. Portela recomendó a los presentes abrirse a un campo de formación y especialización profesional que demandas las empresas innovadoras. Si la economía y el mundo en que he vivimos está cambiando, las empresas y la forma en que nos relacionaremos y trabajaremos en ellas también lo está haciendo, cobrando cada vez más importancia trabajar por proyectos. Le corresponde al DP que trabaja en una pequeña o mediana empresa promover el valor que genera la Dirección de Proyectos para el negocio y aplicar sus procesos de la manera más efectiva.

 

Como Director de Proyecto,…

¿Cuáles son las dificultades con las que te encuentras trabajando en pequeñas y medianas empresas?

Comentamos las experiencias y comentarios que nos hicisteis llegar a través de las RRSS, y los problemas más comunes con los que te puedes encontrar trabajando como Director de proyectos en una PYME.

Falta de compromiso por parte de la Dirección.

Enfrentamiento y falta de coordinación con la parte Comercial.

No hay tiempo y recursos para gestionar la Innovación dentro de la empresa.

Falta de poder o autoridad en el Director de Proyectos. La mayoría de las pequeñas y medianas empresas están organizadas por departamentos funcionales, y no están acostumbrados a trabajar bajo las ordenes de un DP.

Profesionales dedicados a un doble roll dentro de la empresa, como DP y Director de Departamento/Funcional, añadiendo presión, trabajo extra y conflicto de intereses.

Continuos cambios en la visión y estrategia de la empresa, cuando la tiene, o proyectos no alineados con ella.

Falta comunicación, y protocolos relativos a los cambios que no se cumplen, especialmente por la dirección, que no tiene en cuenta al propio DP para realizar cambios que afectan al proyecto.

Tribus y camarillas internas o en cada departamento que ven en el DP a un intruso.

Compartimos a continuación la mayoría de los comentarios que suscitó este debate en las redes, a través del hastag #PMideas.

Architect & Project Manager Professional, PMP
Seeking Excellence by Design.

Carlos en Google+

8 comentarios a El Director de Proyectos en las PYMEs

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