Este es un debate recurrente en todas las Jornadas y Congresos a los que venimos asistiendo, bien como ponentes, o como participantes. Siempre hay alguien cerca de tí que viene de las PYMEs y comenta,
«¿Qué hay de la Dirección de Proyectos que pueda aplicar mañana en mi pequeño negocio familiar?»
Es bien sabido que un gran número de PYMEs entregan tarde sus proyectos, o bien sus clientes no obtienen exactamente los resultados que esperaban de ellos. (Me temo que esto tampoco es exclusivo de los pequeños negocios). Por esta razón surgen un gran número de conflictos, lo cual, por supuesto, resulta en que los clientes no renuevan sus contratos. Tampoco podrán contar con estos clientes insatisfechos como prescriptores de la empresa. Esto último es especialmente grave en el caso de una PYME, ya que la mejor forma que tienen estos negocios de dar a conocer sus servicios no es la publicidad, sino por medio de las recomendaciones que sus clientes puedan hacer en su ámbito de influencia, casi siempre local.
Por todo ello es una NECESIDAD sumamente importante APRENDER y APLICAR una forma estructurada y estandarizada para la GESTIÓN DE PROYECTOS en las operaciones normales de nuestras PYMEs, con un doble objetivo:
- Ser más efectivo y mejorar en la PRODUCTIVIDAD INTERNA de nuestro negocio aplicando una metodología estandarizada que ahorre costes y re-trabajos.
- Ser más competitivo de cara al mercado y asegurar la SATISFACCIÓN DEL CLIENTE en la entrega de valor.
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Estado de las PYMEs sobre Dirección de Proyectos
En 2016 realizamos una encuesta sobre el estado de las PYMEs en Dirección de Proyectos, con la colaboración de amigos como El Laboratorio TI, Ricardo Triana, Alejandro Acosta, entre otros buenos amigos. Recibimos alrededor de 300 respuestas de empresas y Proyect Managers a través de la plataforma PMideas.es .
¿Existe una cultura de Dirección de Proyectos y se aplica dentro de la empresa?
El 57% de los profesionales contestó NO, a pesar de que la mayoría de las empresas en las que trabajaban se dedicaban a realizar proyectos, o era el core business de su negocio. Esto nos hace pensar que, a pesar de que hagamos proyectos, nuestros clientes o contratadores no entienden la diferencia entre proyectos y operaciones. El desconocimiento del impacto que tienen los proyectos en el negocio se transforma en falta de cultura de Dirección de Proyectos en el resto de la organización.
Estos son los resultados obtenidos:
La conclusión de la encuesta es que tradicionalmente las PYMEs no utilizan ninguna metodología de Gestión de Proyectos debido principalmente a los siguientes obstáculos:
- Falta de Cultura de Proyectos. 57%
- La dirección y el propietario son la misma persona. Se tratan de estructuras jerarquizadas, muy tradicionales y poco profesionalizadas. 50%
- Falta de alineamiento con el Plan Estratégico (cuando lo había). 45%
- Falta de recursos para implementar nuevos procedimientos. 43%
- Varios proyectos a la vez dirigidos y ejecutados por las mismas personas. El personal técnico normalmente está sobrecargado de trabajo. 41%
- Sistemas de información no adecuados.37%
- Actitud de los Directivos 30%
- Actitud de los Trabajadores 28%
La Dirección de Proyectos en una PYME
La forma en que las PYMEs pueden aplicar la Gestión de Proyectos viene influida por las características de este tipo de empresas de menor tamaño. En la mayoría de los casos estas empresas no utilizan ninguna metodología de Gestión de Proyectos, a pesar de que su actividad se pueda orientar a proyectos. También existe un desconocimiento de los beneficios que aporta una buena Gestión de Proyectos, lo ven fuera de su alcance o lo consideran costoso de implementar en su forma de trabajar.
El desconocimiento del impacto que tienen los proyectos en el negocio se transforma en falta de cultura de Dirección de Proyectos en el resto de la organización.
Conforme la variedad de productos y servicios que las organizaciones ofrecen, se vuelvan más diversos y complejos, muchos negocios tratan de encontrar la forma de ser más efectivos para mantener su competitividad. Los ejecutivos de hoy consideran a la Gestión de Proyectos como una solución potencial para administrar las actividades y resolver los problemas corporativos. (Kerzner, 2002).
Los eventos históricos tales como el Proyecto Manhattan y el proyecto de Internet de la Agencia de Investigación Avanzada de la Defensa nos han demostrado que la Gestión de Proyectos hace que aún la ejecución de las actividades más desalentadoras sea posible. Sin embargo, ¿Hay algún ejemplo que sugiera la utilidad de la metodología de la Gestión de Proyectos en proyectos de menor tamaño?
Si tomamos en cuenta la definición de un PROYECTO, que según el PMI es una tarea temporal que se inicia para crear un producto o servicio único, y además sabemos que esta tarea tiene un inicio y un final específico con una duración limitada, entonces nos podemos dar cuenta que esto mismo es aplicable a los pequeños negocios. De tal manera, al igual que las grandes corporaciones, las PYMEs deben adoptar las mejores prácticas de Gestión de Proyectos de manera que puedan ejecutarlos de la manera más efectiva y puedan alcanzar los objetivos establecidos.
Consejos prácticos para aplicar la Gestión por Proyectos en el día a día de tu pequeño negocio
El principal error en el que podemos caer cuando conocemos la importancia de utilizar un marco de trabajo estandarizado en Gestión de Proyectos, como la Guía del PMBOK, es pensar:
«Vamos a implantar los procesos en PMBOK en esta empresa.
A Sangre y Fuego!»
Respira, reflexiona y vuelve a leer los primeros capítulos de la Guía del PMBOK, ahora en su última versión actualizada. Si hoy podemos leer la Sexta versión del Project Management Book Of Knowledge es porque durante muchos años se ha ido actualizando con las ideas y buenas prácticas de profesionales que han hecho esto antes que tú. Y cada proyecto, entorno de negocio, cada empresa han sido distintos, y ha obligado a que el Director de Proyectos haya incorporado todas esas variables al proyecto. El PMBOK te sugiere que actúes de forma proactiva adaptando el Marco de Trabajo, Estándar a tu caso particular, bien sea una PYME o una multinacional.
En su artículo Project Management: Not Just for Big Corporations, publicado en PMI Virtual Library, Eri Swagner explica algunas recomendaciones prácticas de cómo aplicar la metodología de Gestión de Proyectos en pequeños y medianos negocios:
- Selecciona los procesos del PMBOK que requiere el negocio.
La metodología de #PMP tal como está descrita en su Guía del PMBOK, es lo suficientemente flexible para poder seleccionar lo que verdaderamente es necesario. Esto te facilitará la comunicación incluso en el momento de hacer la presentación del proyecto. - Consigue el apoyo de la dirección o propietario del negocio a través de un documento formal como el Acta de Constitución del Proyecto. En este documento se describe el objetivo del mismo, los beneficios, la inversión, y además proporciona la autorización de ejecución al igual que la asignación de los recursos humanos y financieros.
- No abrumes a la organización con terminología y análisis complicados.
Lo que estás buscando es el apoyo y aprobación de la dirección para implementar el proyecto, así que, mantén el proyecto fácil de entender para que no llegar al punto de “paralysis by analysis”. Si nos detenemos demasiado tiempo en presentar análisis complejos del proyecto ante una organización poco madura en su gestión, estaremos perdiendo un tiempo valioso para la implementación. Más adelante llegará el momento de ir «escalando» la cultura de proyectos. - Una Acción habla más que mil palabras.
Si llegas a tener una oportunidad de trabajar en un proyecto para una pequeña o mediana empresa, ¡asegúrate de entregar resultados exitosos! Una vez que ellos puedan ver el valor que proporciona la Gestión de Proyectos, te buscarán para dirigir más proyectos. - Documenta.
La necesidad de documentación sigue siendo la mismo para proyectos de todos los tamaños. De hecho, muchos proyectos suelen descarrilar antes de que alguien se moleste en documentarlos. Si bien, puede que no necesites un plan de proyecto de 50 páginas que consta de muchos planes para tu pequeño proyecto en una PYME, sí necesitas documentar la información crítica para compartirla con el resto de la organización. - Controlar el Alcance, gestión de cambios y expectativas del cliente.
Es común que una vez que el cliente ve que la metodología está funcionando, quiera hacer cambios en cualquier momento, por lo que es necesario contar con sistema efectivo de control de las solicitudes de cambio, sin importar el tamaño del proyecto. Esto es especialmente crítico en las PYMES, cuando el directivo y el dueño del negocio son la misma persona. Puedes esperar que «el jefe» quiera proponer cambios sobre la marcha. Asegúrate de gestionarlo con tacto y de forma ordenada. - Asegúrate de que la comunicación fluya constantemente.
Uno de los problemas más comunes por los directores de proyectos es la comunicación. No importa el tamaño de la organización, la comunicación siempre será un factor determinante. Incluso podría llegar a ser más complicado hacer que la comunicación fluya en una empresa familiar de apenas 10 personas.
De todos estos puntos, podemos deducir que si un pequeño negocio puede entender lo que el cliente quiere o necesita, y después convertir esta necesidad en uno o varios objetivos realistas, claros y medibles, entonces la ejecución de ese proyecto será mucho más fácil.
En consecuencia, el cliente podrá comprobar que el resultado del proyecto será lo que se había acordado inicialmente, disminuyendo así las razones de posibles conflictos. Las probabilidades de que un cliente satisfecho con el producto o servicio, recomiende nuestro negocio se incrementarán enormemente.
Uniendo los puntos:
Gestión – Proyectos – Pyme
Al ver las respuestas de la encuesta citada, y los consejos para aplicar la Gestión de Proyectos, yo personalmente puedo ver que es algo similar a lo que ocurriría en cualquiera de las grandes corporaciones antes de implementar una metodología o marco de trabajo estandarizado para los proyectos.
Lo que sucedió en las grandes corporaciones que ya utilizan Gestión de Proyectos fue un cambio de mentalidad por parte de los miembros de la dirección, al darse cuenta de que con esta metodología podían lograr sus objetivos de negocio con más efectividad, además de obtener la credibilidad de los clientes al mismo tiempo que su reconocimiento.
¿Será posible ahora que los dueños y ejecutivos de las PYMES puedan hacer este mismo cambio de mentalidad y adoptar este marco de trabajo?
La importancia de los proyectos no es una cuestión de tamaño, duración, ni de presupuesto. Es más bien una cuestión de escala. Una multinacional se puede permitir el “lujo” de fracasar en un proyecto que suponga el 1% de su capital social. Pero si ese mismo proyecto representa el 90% del negocio de una PYME, su fracaso supone la quiebra.
Muchas PYMEs que se dedican a la consultoría, especialmente en el sector TI están adoptando marcos de trabajo “Agile” (ágil) en la Gestión de Proyectos, la cual podría llegar a ser ideal para un número importante de pequeños negocios, ya que acotan el riesgo e incertidumbre de sus proyectos al contenido de cada iteración.
Lo importante es que se dé este cambio, y es aquí donde nace la necesidad de escribir este artículo con el cual pretendemos poner sobre la mesa la discusión sobre si es factible la implementación de la Gestión de Proyectos en las PYMEs.
Por lo anterior:
Si eres consultor autónomo,
…dedicado a vender proyectos ya te habrás dado cuenta de que utilizar una metodología eficaz para gestionar tus proyectos te ayudará a ser más eficaz y vender más proyectos.
En el momento en que tu cliente compruebe que aplicas estas mejores prácticas a los proyectos que llevas a cabo, la confianza que depositarán en ti aumentará, dándote la posibilidad de venderle más proyectos.
¿Tienes un pequeño negocio?
De la misma manera, si tu negocio está entre ese 95% de las empresas en España PYMEs y MicroPymes, debes saber que se puede gestionar de una forma más eficiente tu negocio atendiendo a criterios de eficiencia y satisfacción de cliente, al igual que lo hacen las grandes corporaciones.
No importa si se trata de un proyecto de millones de dólares para una construir una gran autopista, o bien si es un proyecto de remodelación de una casa, ambos tienen algo en común: primero, todos los proyectos son igualmente importantes para sus dueños. Segundo, los dos tipos de proyecto requieren de una ejecución sin contratiempos; y finalmente, el objetivo de ambos es poder completarlos exitósamente.
Tu negocio es tan importante para tus clientes como el de cualquier multinacional. ¿Acaso tus clientes no saben tu nombre y reconocen tu cara cuando vas a visitarlos?
Esto es exactamente lo que un Director de Proyectos hace, y he descubierto que el tamaño realmente no importa. Es cuestión de que los profesionales de las pequeñas y mediana empresas promuevan el valor que aporta la Dirección de Proyectos, y la apliquen a sus proyectos de manera efectiva.
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