Qué debe saber un Director de Proyectos sobre Estrategia de Negocio

Hoy en día el mercado laboral para los Directores de Proyectos está cambiando. Las empresas, ya sean consultoras que ofrezcan servicios de Dirección de Proyectos en sus áreas respectivas; o bien, que sean clientes contratando dichos servicios; requieren que el Director de Proyectos no sólo sepa administrar y dirigir los proyectos, sino que también conozca la empresa, su visión y la estrategia del negocio, y cómo este proyecto impacta en la estrategia de la empresa para lograr los objetivos establecidos.

Dirección Estratégica de Proyectos

Photo by Florian Pérennès on Unsplash

 

Como ya hemos comentado en artículos anteriores, la preparación del Project Management Professional debe ser integral. El Triángulo del Talento de PMI  describe el conjunto de habilidades ideales del PMP, las cuales son: El conocimiento Técnico sobre la administración de Proyectos, el Liderazgo, y finalmente habilidades Estratégicas de administración de Negocios.

Por lo anterior es de suma importancia que cada director de proyecto tome el tiempo necesario incluso antes de tener el Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter) para conversar con los principales interesados en el proyecto, como puede ser el patrocinador del proyecto y la dirección de la empresa y jefes de departamentos involucrados.

El Director de Proyectos se debería empapar de las razones que han llevado, ya sea a la empresa, o bien a los clientes, para llevar a cabo tal proyecto. De lo contrario, existen grandes posibilidades de que a pesar de que el proyecto se haya mantenido en tiempo, en presupuesto y con el alcance acordado, no sea considerado como exitoso para los ojos de los directivos, debido a que, simple y llanamente, éste no estuviera alineado a la estrategia del negocio. Al principio del proyecto asegúrate de que sus resultados se acoplen a lo que los clientes o accionistas esperan de su negocio.

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Como se menciona en el artículo “Strategic Inquiry” de PMI. Los Directores de Proyectos que entienden la administración estratégica de negocios cada vez están más demandados. ¿Por qué sucede esto? Según PMI, estos profesionales se preocupan por entender paso a paso las necesidades del negocio, buscan conocer de primera mano cuál es la estrategia de la organización y las razones por las que han decidido llevar a cabo un proyecto.

Los Directores de Proyectos se preocupan por entender las necesidades del negocio, buscan conocer de primera mano cuál es la estrategia de la organización y las razones por las que han decidido llevar a cabo un proyecto.

Los tiempos de los “ejecutores” de proyectos han pasado, y ahora no sólo es necesario tener el conocimiento de la gestión de los proyectos, y de contar con el liderazgo necesario, para dirigirlos, sino que es necesario poder ponerse en los zapatos del cliente y conocer a fondo las razones del proyecto. No sólo el por qué, sino también el para qué, cómo ayuda el proyecto al logro de los objetivos de la organización. Es tarea del director de proyectos entender si el planteamiento del proyecto está alineado a lo que el cliente o el espónsor han declarado como sus intereses, sus necesidades, y su estrategia de negocio, ya que al final del proyecto, se debe analizar si estos fueron logrados.

Cómo afecta cada fase del proyecto a la estrategia de negocio

Debemos tener una actitud crítica durante la definición del proyecto y conocer a fondo sus implicaciones y el impacto esperado en la organización y el cliente. También es nuestro deber el orientar a nuestro cliente a que el planteamiento del proyecto esté alineado a su estrategia de negocio, y si no lo está, aconsejar y recomendar los ajustes necesarios para que se alinee y así poder obtener los resultados esperados.

Desde la etapa de inicio del proyecto, el project manager debe consensuar con los directivos y ejecutivos el motivo de la iniciativa del proyecto. Es desde este momento inicial, cuando puede conocer de mano de la dirección el caso o la oportunidad de negocio que lo motiva, ya que, si no se logra entender a fondo por qué se está implementado el proyecto, será muy difícil poder mantener alineado a sus objetivos.

Estrategia de Negocio y Dirección de ProyectosDurante a etapa de la planificación, el director de proyectos no sólo debe detenerse a contestar el ¿Por qué?, sino también el ¿Por qué ahora?.

Puede haber un número infinito de razones por las cuales se implementa el proyecto en este momento. Pongamos el ejemplo de un cliente en el área de TI que puede estar iniciando, no sólo un proyecto, sino un programa de ellos asociados a una nueva tecnología debe explotarse al máximo mientras haya pocos competidores en la misma. En este caso, el conocimiento de las particularidades del sector en el que se desarrolla el proyecto, y las razones que lo motivan son calves. Por esto el director de proyectos debe conocer la industria y los resultados que la organización pretende obtener como parte de su estrategia.

Durante la etapa de ejecución del proyecto, y su monitoreo y control, el director de proyectos debe estar siempre pendiente de los posibles contratiempos que aparezcan en el camino, ya que siempre hay sorpresas y cambios, tales como nuevas legislaciones, reglamentos y cambios que pueden afectar el proyecto. Es posible incluso que se haya tenido que responder a un riesgo confirmado. Todos estos eventos deben dar la pauta al director de proyectos para llevar a cabo una revisión estratégica del desempeño del proyecto, y preguntarse:

“Después de esto, ¿Seguimos en alineados?”

“Después de los cambios, ¿Sigue siendo de valor continuar con el proyecto?”

Si al obtener las respuestas a estas preguntas el project manager se da cuenta de que el proyecto ya no está en sincronía con la estrategia del negocio, entonces debe de tener una conversación con el patrocinador del proyecto e informarle para buscar alternativas que vuelvan a alinear al proyecto. Incluso si todo indica que el proyecto está en el curso correcto es altamente recomendable tener sesiones periódicas con los patrocinadores del proyecto para revisar constantemente que el mismo siga alineado a la estrategia de la organización.

Durante la etapa del cierre del proyecto, se debe de hacer la pregunta “¿Fue este proyecto un éxito?”. Recordemos que el hecho de haber obtenido el alcance esperado, dentro de tiempo y del presupuesto, no necesariamente significa que se haya tenido éxito si no se puede validar los descrito en el Caso de Negocio original y la estrategia de la organización. Si el resultado demuestra alguna discrepancia, entonces se debe de registrar y tomar en cuenta en futuros proyectos. Este análisis se debe realizar en conjunto con los patrocinadores del proyecto para determinar los factores que impidieron el total cumplimiento con el Caso de Negocio, registrarlos y buscar la manera de prevenirlos en futuros proyectos.

Cuando los proyectos no se alinean con el negocio

Toma en cuenta estos tres indicadores de posibles problemas:

  • Aventurarse demasiado pronto. Los directores de proyectos que están ansiosos de comenzar tan pronto como el Acta de Constitución del Proyecto esté aprobada pueden dejar de lado el entender por qué se implementa el proyecto, lo que pude llevarlo a tener problemas para mantener el proyecto alineado en etapas futuras.
  • Un panorama de negocios borroso. Problemas estratégicos esperan a los equipos que no se han tomado el tiempo para pulir las tendencias económicas que puedan impactar al proyecto. Las cosas cambian demasiado rápido en estos días, y mantenerse a tanto de estos posibles cambios, es una tarea que el director de proyectos debe tomarse muy en serio.
  • Una pobre relación con los líderes estratégicos. Mantener el contacto cercano con estos líderes de alto nivel, ayuda al director de proyectos a mantener el pulso constante en la estrategia del negocio, y por ende la alineación de su proyecto con la misma.

Estos son tan sólo algunos puntos que debemos de tomar en cuenta para poder concluir proyectos más exitosos y asegurar ser contratados en proyectos futuros.

 

Michael Porter: Alineando Estrategia y Dirección de Proyectos

Architect & Project Manager Professional, PMP Seeking Excellence by Design. Carlos en Google+

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