¿Cómo Puede Mejorar la Gestión de Proyectos con la Automatización?

Cuando una empresa entra en una fase de hipercrecimiento, las tareas que consumen tiempo deben, en la medida de lo posible, ser automatizadas. Realizar manualmente una operación rápidamente se vuelve inadecuada, especialmente si excede un cierto volumen. Pero, ¿cuáles son estas tareas automatizables y cómo?

El desarrollo del comercio electrónico ecommerce Development Company nos acompaña en un cambio a lo largo de nuestro proyecto, por su diseño y su provisión en el proceso de automatización.

La automatización es una de las claves de este cambio. Las empresas de mayor rendimiento han automatizado hasta un 75% de todos los procesos de gestión. Según la encuesta realizada por el Instituto de Ocurrencia entre 2. 046 personas que representaban a la población activa en septiembre, «el 45% de los activos están preocupados por el desarrollo de la automatización en el lugar de trabajo» pero, al mismo tiempo, «el 57% de los encuestados piensa que la automatización crea puestos de trabajo o no tiene ningún efecto en el empleo dentro de su estructura». Además, el 74% de ellos cree que la automatización tiene una influencia positiva en la calidad de vida en el trabajo, y el 75% que la automatización ayuda a mejorar su organización del trabajo.

 

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Por qué automatizar y mejorar la gestión de proyectos y tiempos

Dejar de hacer las mismas tareas varias veces, liberar el tiempo necesario para la expresión de la creatividad y la renovación energética es, sobre todo, un elemento necesario de la actual transición digital. Asimismo, proponer soluciones a la carga cognitiva demasiado pesada en los procesos actuales. Por lo tanto, implemente la automatización y optimización con el software, las herramientas y las técnicas adecuadas.

El estrés y el error surgen de la mala gestión de las prioridades y de la repetición de tareas innecesarias que hay que hacer. La evolución digital fue muy rápida, pero no nuestros usos relacionados. Es hora de actualizar nuestras estructuras.

Los beneficios de la automatización y optimización de nuestros procesos de trabajo

  • Centre las acciones en las prioridades, en las tareas que son útiles para el desempeño.
  • Cambie de un sistema de ensayo alienante a un sistema dinámico y creativo.
  • Canalice la energía diaria en «lo que cuenta y tiene sentido».

Implementación: A partir de los hábitos repetitivos actuales, analizar las necesidades de los proyectos y actividades para deducir usos y nuevos hábitos basados en el uso de software y prácticas apropiadas.

Ej: Utilizar «Trello» para una gestión de proyectos dinámica y colaborativa, con Zapier para el enlace entre las aplicaciones de proyectos de cada colaborador.

Ganar

No rehaga y rehaga las mismas cosas de nuevo. Ya no duplicar los mismos temas. Permitir, tras la implantación y formación adaptada, un proceso de trabajo centrado y optimizado en la creación real de valor. Aumentar el período de «flujo», es decir, la sección productiva donde la energía está catalizando un tema prioritario.

Ej: Uso de «Airtable»; para construir bases de datos colaborativas de forma rápida y sencilla. Documentar por automatización para compartir en común y mejorar las tareas de todo el equipo.

Comience a automatizar sus tareas administrativasautomatización, gestión de proyectos

La tecnología actual permite automatizar las tareas aburridas y que requieren mucho tiempo. Esto le permite centrarse en tareas de mayor valor añadido. El verano es el momento perfecto para volver a centrarse en sus actividades. De esta manera, podrá ver cuáles son las tareas más «automatizables» de las que se deshará, mejorando así su productividad. Sus empleados tienen mejores cosas que hacer que hacer frente a tareas poco atractivas y a menudo tediosas, como relanzar las cuentas por cobrar. A menudo, usted tiene muchas menos cuentas durante el verano. Esta es una buena oportunidad para digitalizar su empresa y estar preparado para las prisas de la temporada. Para ello, podemos hablar de nuestro asistente virtual inteligente, que simplifica el proceso de recuperación del cliente automatizándolo de forma inteligente y protegiendo su relación con el cliente.

Aumente la automatización de su estructura

¿Cómo configurar la automatización?

  • Comenzar con un análisis de los procesos y usos actuales
  • Seleccionar juntos las herramientas y tecnologías apropiadas
  • Formar equipos para crear nuevos hábitos
  • No cambie repentinamente a sistemas nuevos. Construya gradualmente la alternativa basada en los hábitos actuales.
  • Utilizar el tiempo libre para actividades «vigorizantes»: energía, creatividad, investigación, exploración.

No repita una y otra vez las mismas tareas necesarias para la creación de valor y no malgaste más energía y tiempo innecesariamente. Automatizar y optimizar gracias a tecnologías, software y hábitos adaptados, paso a paso, a partir del actual. El uso de 3 horas de enfoque y energía por día es más eficiente y productivo que un día de 8 horas mal optimizado y forzado.

Automatizar sus procesos, ¿por qué?

El principal beneficio de la automatización de procesos para su negocio es el importante ahorro de tiempo que supone. Evitar la acción humana en muchas tareas en lugar de hacerlas manualmente hace que la empresa sea más ágil y eficiente. Este cambio facilita, en general, el intercambio de información. Los indicadores que proporcionan información en tiempo real, así como los informes de rendimiento detallados, proporcionan una visión más clara. Por otro lado, la automatización de determinadas tareas, incluidas las tareas repetitivas, reduce el riesgo de errores y proporciona datos de mejor calidad.

En resumen, al utilizarlo, sus empleados tienen más tiempo para centrarse en tareas de mayor valor añadido. Y cuando se trata de negocios,

¡»el tiempo es dinero»!

Definir lo que se necesita automatizar

Antes de empezar, debe centrarse en las tareas en las que la automatización es relevante. Hay que tener en cuenta que este tipo de proceso no pretende sustituir completamente a lo humano, sino aligerar el trabajo para algunas tareas a realizar. Se trata de eliminar los cronófagos, repetitivos o estandarizados. Tendrás que romper el día de tus colaboradores para entender dónde «pierden» tiempo para que se concentren en operaciones más complejas e intelectuales, para adaptarse mejor al trabajo del Hombre.
El principal desafío sigue siendo priorizar las actividades para las que la automatización tiene el mayor impacto en el rendimiento de la empresa.

Seguimiento con una hoja de ruta

Automatizar todas o parte de sus actividades es una cosa, pero aún así debe tener efectos positivos en su empresa. Para ello, es esencial establecer una hoja de ruta. Esto permite el seguimiento de cada indicador. Una vez puestos en marcha los procesos de automatización, hay que seguir estrictamente, para cada uno de ellos, su impacto y sus evoluciones.

El establecimiento de una hoja de ruta es la forma de medir la brecha entre los resultados esperados de la automatización y los resultados reales.

Automatice de forma inteligente

Pero no todos los procesos pueden automatizarse y es necesario evaluarlos antes de empezar. Evaluar la viabilidad. Estudie cada proceso que planea automatizar utilizando una cuadrícula de varias dimensiones:

  • ¿Es un factor determinante para lograr los resultados de la empresa?
  • ¿Cuáles son los atributos de los procesos?
  • ¿Los datos asociados permiten la automatización?
  • ¿Pueden las tecnologías de hardware y software de la empresa soportar esta automatización?

Aquí hay algunos ejemplos de componentes de estas dimensiones que le permitirán determinar qué proceso automatizar inteligentemente para impulsar un mejor enfoque de gestión del cambio:

  1. El volumen de transacciones: cuanto mayor es el volumen de transacciones que soporta un proceso, más interesante resulta automatizarlo. En efecto, la automatización será rentable a partir del momento en que las ganancias (de tiempo, dinero, productividad) sean superiores a su coste. Sin embargo, si la automatización sirve a intereses más altos para su negocio, como el cumplimiento de datos, por ejemplo, automatizar un proceso que soportaría una pequeña cantidad de datos sería interesante. ]
  2. La definición del proceso. Estrictamente hablando, el proceso elegido debe basarse únicamente en la lógica. No debe involucrar el juicio humano. Sin embargo, con la evolución de la inteligencia artificial es ahora posible prever posibilidades para procesos que requieren algún tipo de juicio.
  3. La disponibilidad de los datos. ¿Sus datos están escaneados? Si este no es el caso, tendrá que pensar en utilizar tecnologías de reconocimiento de caracteres que le permitan desmaterializar sus documentos en papel.
  4. Estabilidad de los sistemas informáticos. Aunque el proceso es estable en sí mismo, interactúa con otros programas y aplicaciones que también deben ser estables. Es necesario comprobar que todas las herramientas informáticas disponibles en la empresa (emails, CRM, ERP, Excel. . . ) sean capaces de soportar las nuevas peticiones.
  5. El personal. Una vez que estos nuevos procesos le alivien, deberá definir qué nuevas tareas y tareas necesitarán sus empleados, para lo cual deberá responder a estas preguntas en la puesta en marcha de una automatización inteligente.

Anticipe los roles de cada uno.

La clave para una estrategia eficaz de gestión del cambio es la gestión de permisos. Por un lado, es imperativo dar a los gerentes suficiente visibilidad de las operaciones para:

  • Limite los errores humanos.
  • Proporcionar asistencia en tareas complejas.
  • Asegurar que las transacciones se procesen de manera eficiente

Por otro lado, demasiado permiso puede ralentizar el ritmo del cambio. Por lo tanto, es esencial encontrar el equilibrio adecuado.

Entrenar a los equipos

La capacitación eficaz establece estándares en toda la organización para todos los empleados. Además, la formación permite recoger todos los comentarios con el fin de luchar lo más eficazmente posible contra los frenos a la aplicación del cambio. Es muy raro ver que toda una organización acepte el cambio.

Por lo tanto, debe prepararse para la resistencia. El tratamiento de las conductas de rechazo debe incluirse en cualquier plan de comunicación que tenga como objetivo impulsar el cambio en el lugar de trabajo.

Comunicarse, hacer preguntas y responder a los comentarios levantará los frenos de los más duros. Asegúrese siempre de que la automatización no sea un recurso informático sino un beneficio para el usuario.

Construir sobre aquellos que serán más impactados

Por supuesto, es necesario obtener la aceptación de la gerencia para iniciar un enfoque de este tipo. Sin embargo, identificar quiénes serán los más afectados por el cambio y unirlos a su causa amplificará la propensión de los equipos a aceptar el cambio.

Comuníquese con ellos con regularidad y concéntrese en los problemas a los que se enfrentan al implementar el cambio. Harás aliados de ello.

Comunicarse regularmente

El papel de la comunicación es esencial. Cuanto más conozcan sus empleados los procesos implantados en la empresa, los resultados y las expectativas de la organización, más implicados estarán en el proyecto. Muestre a sus equipos la importancia del proyecto y ayúdeles a darse cuenta de los beneficios que les aportará.

Al final, automatizar el proceso en los negocios requiere una disciplina que valdrá la pena. Usted puede involucrar a sus equipos y a la gerencia para que se pongan en camino hacia el cambio si sigue estos consejos.

 

Sobre el Autor:

Junaid Ali QureshiJunaid Ali Qureshi es un emprendedor apasionado por el marketing tecnológico  y el desarrollo del comercio electrónico. Entre sus empresas actuales se incluyen Progos Tech (una empresa de desarrollo de comercio electrónico), Elabelz.com, Titan Tech y Smart Marketing.

 

Experta en BIM Project Management. Arquitectura, Interiorismo y Diseño Gráfico.

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