Problemas con el Alcance en los Proyectos

La definición del alcance es una de las labores críticas del Director de Proyectos, y el área de conocimiento que más difícil es de definir y de controlar de los proyectos. Tal es así, que los problemas que se originan por un problema en la definición del alcance y requisitos del proyecto, producen efectos devastadores en el mismo, aunque el resto de áreas del proyecto hayan sido gestionadas correctamente.

«La clase de la Gestión del Alcance es de las más complicadas«, me dice un reputado profesor en la materia cuando le pido consejo sobre cómo dirigir la clase.

Pues es verdad. Es crítico, y por mucho que nos empeñemos, la definición de los proyectos se sigue haciendo mal en la mayoría de las organizaciones. Se definen mal los proyectos desde el principio, y parece que no podemos hacer nada contra unos procesos, contratos y reglamentos en los que no termina de  encajar la gestión de proyectos, especialmente si nos referimos a los proyectos públicos.

Máster DP USALAsí que, eso fue lo primero que les comenté al llegar a clase en el Máster en  Dirección y Gestión de Proyectos impartido en la Universidad de Salamanca.

Con la actitud crítica propia de los estudiantes que están por cambiar la forma de hacer proyectos en las empresas futuras, nos preguntamos por qué es tan complicado gestionar el objetivo de un proyecto, y cuáles son los problemas habituales relacionados con su alcance y requisitos.

¿Por qué es tan complicado gestionar el alcance y requisitos de un proyecto? Clic para tuitear

Definición del ALCANCE y REQUISITOS del Proyecto

First Things First!

Los proyectos tienen un objetivo dentro de la organización. El primer muro con el que chocan los proyectos es…

  • Falta de Alineamiento con la Estrategia de la Organización.

El estudio del Project Management Institute,  The High Cost of Low Performance de 2014, referido al escaso nivel de madurez de las organizaciones en la gestión de proyectos, refleja que gran parte de los proyectos no obedecen a las necesidades de la empresa, y casi la mitad (44 por ciento) de los proyectos estratégicos para las organizaciones no tienen éxito.

  • El Cliente no Define con claridad sus Necesidades.

Muchas veces nos encontramos con clientes que no tienen claro lo que quieren o necesitan, y no se trata de si es mejor utilizar proyectos predictivos o adaptativos, sino de la propia indecisión de las personas. Aquí entra en juego las habilidades interpersonales de los Directores de Proyectos, ya que en este estadio es necesario transformar en criterios objetivos los deseos o sugerencias con un componente mas emocional.

  • Comunicación con los Interesados.

No tenemos en cuenta a todos los interesados del proyecto, o no utilizamos las técnicas o herramientas apropiadas para recabar los requisitos de los distintos interesados.

Mala gestión en la comunicación con los interesados, (relacionado con la definición del alcance), que impide una correcta interpretación de los requisitos funcionales. Durante la Recopilación de Requisitos, el DP debe traducir estos en especificaciones del proyecto. Como toda labor de traducción, se trata de una labor de comunicación, que puede sufrir interferencias.

Otro problema relacionado con una pobre definición del alcance es la ambigüedad de un alcance inicial descrito a muy alto nivel. Este problema se debería solventar durante los procesos de planificación, en los que se desglosa el proyecto en paquetes de trabajo y labores concretas; sin embargo, por falta de planificación o de pericia, muchas veces el alcance queda definido de una forma ambigua y somera, propiciando malas interpretaciones.

  • Mala Planificación.

Podemos tener los requisitos del proyecto perfectamente definidos de una forma concreta, pero elegimos una mala solución técnica durante la planificación.  Aquí dependemos del juicio de expertos, en caso de que no contemos con la experiencia técnica en la materia. Incluso aunque nos consideremos expertos en una materia, es conveniente evaluar la opinión de expertos externos que nos pueden ofrecer soluciones más innovadoras que supongan una ventaja técnica para el proyecto.

  • Proyectos que se Alargan en el Tiempo.

En el caso de proyectos que se alargan en el tiempo, los requisitos y la definición del alcance puede sufrir muchas modificaciones, debido a cambios legales, normativos, de la propia organización, etc.  Durante la clase vimos distintos ejemplos de proyectos de hospitales públicos que habían durado varios años desde que se empezaron a tomar los requisitos hasta que el hospital se puso en funcionamiento.

El Alcance del Producto, o los requisitos del propio hospital se tomaron a través de equipos técnicos formados por los jefes de servicio del propio hospital, administración, etc. En este tipo de proyectos, los equipos médicos que determinan los requisitos de sus respectivas áreas, cambian con el tiempo, y con los médicos su criterio sobre las necesidades del hospital; de igual manera, a lo largo de 10 ó 15 años, cambian las técnicas de intervención, los protocolos médicos, y la tecnología que apoya todos los procesos médicos. Todos estos cambios obligan a introducir cambios cuando la construcción del proyecto ya está avanzada, provocando sobrecostes y nuevos retrasos en su conclusión.

Del mismo modo, cuando la duración en el tiempo es un factor importante, influyen en mayor medida las previsiones de nuevas necesidades que no estaban previstas y que surgen con el tiempo, así como los riesgos y su relación con los cambios en el alcance.

Máster Dirección Proyectos USAL

  • El Alcance y los Contratos en los Proyectos Públicos.

Tubo especial mención lo referido a los problemas que aparecen en los proyectos públicos. Los alumnos con experiencia en este tipo de proyectos del sector de la construcción, apuntaron que los pliegos en los concursos, los contratos aparejados y sus proyectos no suelen estar alineados en lo referido al alcance.

En el Estudio de propuestas para incluir la Gestión de Proyectos en los Pliegos de Cláusulas Particulares de la LCSP, redactado por PMI Madrid-Spain Chapter. (Jose Mª Núñez, Manuel de Acuña, Pedro Busto y Juan Antonio Hurtado); una de las propuestas alineadas con la Guía del PMBOK e ISO 21500, sería DIRIGIR por ENTREGABLES y no por ACTIVIDADES. Esto viene motivado por la confusión que se crea en los concursos públicos al presentar propuestas orientadas a reducir el cronograma de las actividades del proyecto, mientras que no se asegura que el alcance del contrato, es decir el entregable para la Administración, cumpla con los requisitos deseados por los usuarios.

Los Problemas con los contratos en la Administración Pública, que veremos en la asignatura de Adquisiciones, será el tema de otro post más detallado.

CONTROL y CAMBIOS en el Alcance del Proyecto

En la actividad planteada a los alumnos, se centraron en las actividades relacionadas con la planificación, pero ninguno apuntó directamente sobre Control y Seguimiento del Alcance, siendo uno de los puntos que más problemas ocasionan a la Línea Base del Proyecto.

Cambios en el alcance propuestos por el cliente directamente al equipo de proyecto, sin pasar por el control de cambios del Director de Proyectos. Esta situación es más clamorosa si el que propone los cambios es un jefe de departamento o el dueño de tu empresa, y no te dice nada. Paciencia!

La realidad es que en la mayoría de los proyectos y organizaciones no existe un mecanismo para el control de los cambios, lo que facilita que cualquiera pueda ir añadiendo tareas o entregables al proyecto sin valorar el impacto que puedan tener de forma integrada.

La gestión de cambios en el alcance debería estar documentada de acuerdo a lo planteado en el Plan de Proyecto, y seguir el procedimiento formal. Bien por parte del Comité de Control de Cambios, o directamente por el Director de Proyectos, si no existe aquel, se evaluará el impacto de los cambios solicitados y se aprobarán en su caso antes de implementarse.

No debemos caer en la parálisis por el análisis, y habrá cambios que haya que tomar de forma urgente. Incluso en estos casos excepcionales, los cambios se deberían documentar para poder analizar su impacto en la línea base del proyecto.

Y, tú,…

¿Con qué otros problemas te has encontrado al gestionar el ALCANCE en tus PROYECTOS?

Requisitos del Proyecto

 

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