OKR en la gestión de proyectos

¿Qué se puede entender por OKR?

En líneas generales los OKR se entienden como los Objetivos y Resultados Claves. Esto permite definir claramente el rumbo que debe fijar un proyecto para lograr el resultado esperado, para esto los OKR son fijados en objetivos que se puedan medir.

El método para utilizar los OKR consiste por una parte en establecer de forma cualitativa los objetivos que se buscan y por otra parte se debe establecer una estrategia para cuantificar los resultados y la consecución de estos objetivos. Además, es fundamental que una vez cuantificados los resultados del proceso se realice una retrospectiva sobre los resultados obtenidos (Algo que se puede asociar con el desarrollo de las metodologías ágiles).

Una de las características principales y que potencia el impacto positivo de los OKRs es que ellos varíen entre dos tipos de objetivos:

  • Objetivos muy difíciles de alcanzar cuya finalidad es motivar al equipo de trabajo y explotar al máximo sus habilidades.
  • Objetivos alcanzables, que puedan ser desarrollados de forma fluida por el equipo.
    Es fundamental que se varíen y coexistan estos dos tipos de objetivos para lograr obtener buenos rendimientos en el trabajo.

Textos referentes a OKR o indicadores de proyectos

¿Qué diferencias tienen los OKR respecto a los KPI?

La principal diferencia es que los KPI son indicadores de rendimiento asociados al equipo y al proceso con el que se obtienen los resultados. Por su parte el OKR va asociado a lo que se denomina como “incremento” en el mundo Agile, es decir, se refiere a la entrega de valor en una iteración o resultado final de una iteración, teniendo un alcance más global de la organización.

OKR en la Agilidad

En la agilidad la finalidad de cada iteración es aportar valor al producto que se esta desarrollando, los OKR pueden desarrollar un papel importante ya que brindan un soporte en la eficiencia de los procesos y permiten potenciar su valor en función de los objetivos organizacionales.

En este mismo orden de ideas, bajo la autoorganización que caracteriza a un equipo ágil será de gran utilidad al definir los OKRs. Esto se debe a que no existirá nadie mejor que establezca los resultados clave que el mismo equipo que los planea desarrollar.

Los KRs

Es fundamental estar centrados en que los KR son resultados claves y esto se debe diferenciar de las tareas.

  • Un resultado clave debe estar orientado a lo que se deber lograr.
  • Una tarea será como se plantea el desarrollo.

Por este motivo se debe evitar que los KR se ordenen como una lista de tareas.

Para poder medir estos resultados es necesario establecer una escala de puntuación:

  • Entre 0 y 1 utilizados decimales
  • Entre 0 y 10 con números enteros

Uno de los indicadores que hay que tener presentes es que la puntuación debe ser escalonada, es decir, si tenemos puntuaciones para resultados que solo indiquen 0 y 1 o 0 y 10 se deben analizar ya que posiblemente se asemejen a una lista de tareas (situación que ya se describió y se debe evitar).

Los resultados claves para que puedan ser puntuados deben ser los menos subjetivos posibles. Un ejemplo de esto puede ser si en una empresa se fija como KR aumentar considerablemente las ventas mensuales, en lugar de, en una empresa se fija como KR aumentar 10% las ventas mensuales, este último será más sencillo medir como KR.

Un error bastante común en los resultados es que estos no se sepa como medirlos, lo cual podría desviar completamente el desarrollo de las actividades de un equipo.

Los OKR serán siempre establecidos a nivel de equipo y el trabajo para consolidarlos siempre debe ser colaborativo, es común que se establezca entre 4 y 8 KR por objetivos y que esos sean evaluados en un período de tiempo establecido.

Los O

Los objetivos son los que guían el desarrollo de los KR y son fundamentales para conocer la dirección del proyecto o producto que se quiera desarrollar. Sus características fundamentales son:

  • Deben ser objetivos retadores e inspiradores, ya que de esta forma el equipo se encontrará motivado a alcanzarlos.
  • El objetivo debe describir cualitativamente lo que se desea alcanzar con el resultado del producto.
  • Deben ser acotados en un período de tiempo en el cual serán desarrollados.

Los objetivos a diferencia de los resultados pueden prescindir de las métricas para plasmarse, es decir, no necesitan un parámetro numérico que acote ya que son proposiciones cualitativas.

En los objetivos hay dos errores claves que pueden dañar la metodología de trabajo:

  • Fijar objetivos imposibles, ya que las personas que desarrollarán las actividades estarán desmotivadas bajo el conocimiento de que no podrán consolidarlo. Usualmente esto sucede si el objetivo lo fija una persona que no desarrolle las actividades (No se sigue el principio de equipos autoorganizados).
  • Fijar objetivos fáciles, ya que al igual que en el anterior se genera desmotivación, pero en este caso porque los objetivos no invitan a trabajar por ellos.

Consideraciones finales

  • Para desarrollar los OKR una de las claves es la constancia en ellos, ya que de nada servirá iniciar en función de ellos y luego nunca retroalimentarlos o evaluarlos.
  • Siempre es bueno referenciar la metodología en modelos ya probados, sin embargo, para logra alcanzar el máximo potencial y entender el desarrollo de un caso en concreto es conveniente estudiar y adaptar los OKRs.
  • Los OKRs son una herramienta muy potente, sin embargo, es difícil guiar estratégicamente un organización basados en ellos debido a que:
    • No necesariamente tienen una visión a largo plazo, sino que se establecen para períodos de tiempo más acotados.
    • Falta de manejo en la evolución de distintos escenarios y la detección de cambios.
    • No contemplan los procesos sino los resultados.

Los OKRs se pueden definir como una herramienta de gran potencial que permitirá articularse con otros procedimientos para obtener lo que sería una estrategia organizacional.

 

Mechanical Engineer & Project Manager.

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