Retos del trabajo online en tiempos de crisis

La situaci贸n de crisis originada por la pandemia mundial del coronavirus ha obligado a las personas a confinarse en sus hogares. En un mundo en que las fronteras est谩n cerradas, con inestabilidad econ贸mica, no es dif铆cil sentirse abrumado.

Para la mayor铆a de las personas, el confinamiento en sus casas y el teletrabajo est谩 suponiendo una nueva realidad. Con la expansi贸n del coronavirus, aquellos equipos que nunca hab铆an trabajado de forma virtual se encuentran en una situaci贸n inc贸moda. Para otros, es un paso m谩s hacia la transformaci贸n digital de sus entornos de trabajo convencionales. Para todos ellos, liderar equipos remotos de forma productiva es un reto, mucho mayor si le a帽adimos la presi贸n de una pandemia mundial.

Retos del Trabajo Online

Esta necesidad de implementar el trabajo remoto a escala mundial no tiene precedentes y dejar谩 una impresi贸n duradera en la forma en que las personas viven y trabajan durante muchos a帽os.

驴Todo saldr谩 bien?

No. Pero podemos afrontar esta situaci贸n de una forma proactiva como una oportunidad.

Si no te gusta la respuesta, piensa como mucho que depende. Como dir铆a Seth Godin en su art铆culo Is everything going to be okay?,聽 si la pregunta es 驴todo va a ser como sol铆a ser, o de la manera en que esper谩bamos? La respuesta es NO.

La pregunta que nos deber铆amos hacer es 驴Qu茅 vamos a hacer nosotros para que salga bien?

Debemos, por tanto, ser proactivos y buscar el equilibrio entre las obligaciones impuestas por esta situaci贸n y el trabajo desde casa,聽 la salud mental, y la conciliaci贸n laboral con el resto de tus seres cercanos con los que compartes tu vida y espacio.

En el art铆culo publicado por BBC al hilo de las estrategias para mantener el equilibrio y el buen humor incluso en momentos de m谩xima presi贸n, el medio brit谩nico recomienda enfocarse en las peque帽as cosas que nos aportan felicidad cada d铆a.

Una actividad que ayuda a ser conscientes de estas peque帽as cosas que nos cambian la vida es redactar un diario personal. Uno muy especial es el formato 5 Minutes Journal, del que yo y mis hijos somos unos aut茅nticos seguidores. Entre las preguntas sobre las que meditar, incluye 驴de qu茅 cosas puedes estar he agradecido?

Maneja el estr茅s

Meditar, ejercicio aer贸bico o practicar Mindfulness ayudan a sus adeptos a manejar el estr茅s y mantener la salud, mental y f铆sica.聽 Acompa帽ado de una buena alimentaci贸n, evitando la comida basura, ayudan a reducir la presi贸n arterial, el az煤car en sangre y las patolog铆as relacionadas con la inflamaci贸n cr贸nica.

Bien implementado, el trabajo a distancia puede aumentar la productividad y el estado de 谩nimo de las personas; Tambi茅n supone mayores riesgos y retos que hay que afrontar para evitar da帽ar las relaciones laborales, el tiempo improductivo y la desmotivaci贸n derivada de la sensaci贸n de aislamiento.

Mantener el contacto con el equipo virtual

Es posible que no nos demos cuenta de que parte del trabajo de la oficina de nuestra empresa ya requiere colaboraci贸n virtual. En este entorno global 24/7, que incluye trabajar con proveedores o suministros de todo el mundo, trabajar fuera del horario laboral, en viajes de negocios o personales, enviamos correos electr贸nicos y compartimos documentos incluso con la persona que se sienta a nuestro lado.

La popular herramienta de comunicaci贸n Slack ha batido el r茅cord de nuevos usuarios en los 煤ltimos meses, debido principalmente a las nuevas necesidades derivadas del teletrabajo.

Hilo de Setewart Butterfield, CEO de Slack

Estar conectado de forma eficiente con tu equipo

Canales de聽Slack聽para compartir ideas y organizar estrategias. Una versi贸n gratuita b谩sica de Slack sigue siendo una herramienta 煤til 芦todo en uno禄, que permite a las personas conectar sus calendarios de Google, tableros de Trello e incluso listas de cumplea帽os.

Aseg煤rese de que su interfaz Slack est茅 estructurada correctamente: demasiados canales significar谩n que la informaci贸n es demasiado dispareja y se perder谩.

Una estrategia es organizar canales por ubicaci贸n del equipo y prop贸sito del equipo. Slack tambi茅n permite a los miembros del equipo se帽alar su 芦estado禄 e informar a otros si est谩n en una reuni贸n, fuera, enfermos o disponibles.

Microsoft Teams, es una buena alternativa a Slack, y ha experimentado un crecimiento de m谩s de un 40% la semana que anunci贸 nuevas funcionalidades para los equipos remotos.

SlackVsTeams, Trabajo ColaborativoZoom es una conocida plataforma para teleconferencias que en estas semanas tambi茅n ha experimentado un aumento considerable de usuarios que se han apuntado a su modelo premium. Lo que era una plataforma de pago para empresas y universidades, ha pasado a asegurarse un sitio en los escritorios de muchos particulares que se aprovechan de su funcionalidad profesional con facilidad de uso.

驴Qui茅n est谩 trabajando en qu茅?

Estar en sinton铆a en ambientes de trabajo virtuales requiere de m谩s disciplina que lo habitual, as铆 como una comunicaci贸n m谩s directa. Es algo de gran aporte tener las reuniones de actualizaci贸n (Daily Scrum, reuni贸n de seguimiento o como la quieras denominar) donde sea posible tener una reuni贸n enfocada sobre quien hace que trabajos que pueda marcar la diferencia en los procesos.

Beneficios para las empresas y los trabajadores

Los equipos virtuales pueden ser mucho m谩s din谩micos que los equipos tradicionales y tienen menos limitaciones de recursos que sus contrapartes.

De este modo, un entorno virtual de trabajo posibilita a las empresas trabajar con proveedores, suministradores de todo el mundo, trabajar fuera de un horario laboral establecido, enviamos correos electr贸nicos y compartimos documentos incluso con las personas que se sientan a nuestro lado en la oficina. Las herramientas colaborativas online son la norma.

Para las organizaciones, los equipos virtuales suponen un ahorro de costes importante, adem谩s de otras ventajas en forma de nuevas oportunidades y globalizaci贸n. Muchas empresas se benefician de una reducci贸n de costes generales derivados de sus instalaciones fijas y oficinas. Esto se traduce en trabajadores que aumentan su productividad y se sienten motivados al dedicar menos tiempo a desplazamientos para ir a su trabajo.

Otro beneficio, quiz谩s m谩s decisivo y que ha cambiado radicalmente a los departamentos de RRHH, es la posibilidad de contratar a trabajadores y colaboradores por todo el mundo para proyectos concretos. As铆, gracias a poder colaborar de forma remota con especialistas de todo el mundo. Las organizaciones ahora pueden acceder a los mejores profesionales para cada 谩rea, independientemente de que se encuentren en nuestra geograf铆a.

Los equipos de trabajo cada vez est谩n compuestos por los mejores en sus 谩reas, con las mejores capacidades y habilidades, muy espec铆ficas y dif铆ciles de encontrar debido a la especializaci贸n cada vez mayor de los puestos de trabajo, sin las limitaciones que impone la localizaci贸n del proyecto.

Trabajando y Colaborando con Equipos Virtuales

Un ejemplo es el del hospital dise帽ado por el arquitecto Carlo Ratti utilizando herramientas de comunicaci贸n virtuales con m谩s de un centenar de arquitectos ingenieros, m茅dicos que se han unido a este proyecto abierto y colaborativo desde distintos puntos del planeta.

No solamente se benefician de la contrataci贸n online las grandes corporaciones. Tambi茅n los peque帽os negocios, consultores y aut贸nomos acceden a servicios profesionales a trav茅s de internet, a帽adiendo mayores capacidades a su fuerza de trabajo. Las empresas dedicadas a ofertar servicios de Asistentes Virtuales que ayudan en multitud de tareas cotidianas del negocio son una buena herramienta para consultores aut贸nomos.

Tambi茅n los trabajadores se benefician del trabajo remoto. Al dedicar menos tiempo a desplazamientos, se genera un mayor equilibrio entre el trabajo y la vida familiar. Esto a su vez repercute en los equipos debido con mayor flexibilidad, una mayor moral y enganche con el proyecto.

En la pr谩ctica, el uso de herramientas colaborativas y de comunicaci贸n nos permiten establecer flujos de trabajo de forma as铆ncrona desde cualquier parte del mundo. Esto deriva en una mayor flexibilidad en los miembros del equipo, que dejan de estar preocupados por la presencialidad para enfocarse en la entrega de valor y completar sus tareas asignadas. El responsable del proyecto y del equipo deber谩 asegurarse de ejercer un liderazgo virtual para mantener la cohesi贸n y asegurar que exista un flujo entre todos los miembros del equipo.

Las reuniones virtuales tambi茅n aumentan la comunicaci贸n. Los equipos no necesitan esperar hasta que tengan una reuni贸n programada para transmitir informaci贸n importante acerca de un proyecto. El flujo de informaci贸n pasa por combinar herramientas y canales as铆ncronas, como tableros Kanban virtuales, radiadores de informaci贸n, o plataformas de gesti贸n de tareas como Asana o Trello; con otros canales m谩s directos e informales de comunicaci贸n, como Slack.

Nuevas organizaciones m谩s virtuales, menos f铆sicas

驴Qu茅 ha causado este cambio al trabajo virtual? En primer lugar, el enfoque en el conocimiento y la informaci贸n, que ha resultado en la proliferaci贸n de dispositivos electr贸nicos. Internet y las redes sociales crean un entorno multicultural, distribuido y as铆ncrono. No tener l铆mites tambi茅n permite que los equipos y las organizaciones obtengan los miembros del equipo m谩s calificados y experimentados.

Los equipos virtuales tambi茅n admiten un progreso eficiente, lo que permite a los equipos globales trabajar en un proyecto las 24 horas del d铆a.聽A medida que cada 谩rea termina su d铆a, pueden pasar su trabajo al siguiente grupo de miembros del equipo, que acaban de comenzar su d铆a, en una carrera de relevos.聽Nuestra econom铆a global tambi茅n ha llevado a las empresas a ubicaciones amplias, lo que ayuda a las empresas a expandirse desde donde se encuentran sus oficinas e incluir al mundo en su mercado potencial.聽Si los clientes o los clientes pueden ser desplazados geogr谩ficamente, 驴por qu茅 no nuestros equipos y organizaciones?聽Una pregunta a煤n mejor es, si nuestro entorno se ha transformado tanto, 驴no tendr铆a sentido que nos transformemos para continuar siendo efectivos como gerentes de proyecto y miembros del equipo?

Cambiando a un nuevo entorno de trabajo

El espacio de trabajo desde casa tiene sus propios requisitos, al igual que los escritorios que mantenemos en la oficina. Si has tenido la suerte de habilitar tu espacio privado y profesional dentro de tu hogar, entender谩s que el teletrabajo no consiste en poder disponer de conexi贸n de wifi para conectarte en remoto. definir el espacio de trabajo dentro del hogar implica consideraciones f铆sicas, (las viviendas tienen una superficie cada vez menor), como psicol贸gicas, incluso culturales.

Tu oficina en casa no es una oficina

El dise帽o de los espacios de trabajo afecta considerablemente en el rendimiento de las personas que pasan all铆 jornadas interminables. Los espacios wellness consideran el espacio de trabajo saludable como aquel que favorece la interacci贸n entre las personas y facilita su uso sin afectar negativamente al bienestar de cada trabajador. El resultado son espacios de trabajo que fomentan la Creatividad y la Innovaci贸n.

En una oficina personal para estar aislado vamos a prescindir de todas las caracter铆sticas de las grandes oficinas wellness para un gran n煤mero de trabajadores. Aun as铆, merece la pena tomarse un tiempo para dise帽ar un espacio de trabajo en casa.

La primera norma, que dicho espacio sea un rinc贸n dedicado exclusivamente a esta funci贸n. De esta manera podr谩s ser capaz de diferenciar y promover un estado de concentraci贸n orientado al trabajo. La mente asocia dicho espacio al estado mental de la actividad que all铆 realizas.

Adapta tu espacio a tus necesidades

El espacio deber铆a tener buena ventilaci贸n y luz natural, a ser posible. Con mobiliario ergon贸mico y toda la tecnolog铆a que vayas a necesitar para realizar tu actividad, m谩s las llamadas, videoconferencias, webinars, etc. Las comunicaciones son un factor clave que se hace patente al exterior. Deber铆as preguntarte, 驴Cu谩l es la imagen que quieres proyectar cuando te conectas por videoconferencia? 驴Qui茅n aparecer谩 de repente, por detr谩s para pedirte la cena mientras hablas con tu jefe? Por ello, es importante, marcar una agenda de concentraci贸n, de conferencias, y de descansos, consensuada con el resto de la casa.

Si en tu casa no dispone de una estancia que puedas dedicar exclusivamente a tu despacho, profesional,聽 te quieres sentir inspirado por alguna de estas soluciones para espacios de trabajo flexibles en tu vivienda.

Una soluci贸n socorrida para el mobiliario de tu despacho hogare帽o es IKEA. M谩s all谩 de que utilices muebles de esta conocida compa帽铆a, o que te hagas tu propio escritorio con cart贸n reciclado usando un dise帽o open source de Stykka, el concepto de espacios flexibles y multigeneracionales que promueve la compa帽铆a sueca va m谩s all谩 del mobiliario para tratar un concepto social y cultural. Espacios flexibles que sirven para todo y para todos, en los que conviven padres profesionales aut贸nomos, ni帽os pintando sus tareas y abuelos que pueden quedarse a dormir puntualmente durante una visita familiar. Si no tienes una vivienda con habitaciones para cada ocasi贸n, necesitas echarle imaginaci贸n para adaptarte.

Encuentra tu WoW – Way of Working

Tu nuevo espacio de trabajo te va a permitir reevaluar el tiempo que dedicas al trabajo. Tras unos primeros d铆as de caos controlado, descubrir谩s que puedes ser m谩s eficiente trabajando desde casa. As铆, dedicar m谩s tiempo a otras actividades no tradicionales como aprender nuevas herramientas.

T茅cnicas para aumentar la productividad como Pomodoro te pueden ayudar a distribuir tu agenda sin interrupciones. Divide el tiempo de trabajo en bloques de trabajo intenso de 25 min sin interrupciones, separados por descansos de 5 min. Programa tambi茅n en la agenda los bloques que vas a dedicar a la comunicaci贸n,as铆 evitar que, los bloques productivos se ver谩n interrumpidos por tu tel茅fono. Tampoco dejes que se soliciten videoconferencias sin programarse previamente. No te conectes.

Asi como es importante mantener la concentraci贸n y la productividad durante las horas de trabajo, igual es aprender a desconectar del trabajo cuando sea necesario. Te recomendamos esta lista de The New York Times sobre qu茅 mirar, leer y escuchar cuando se necesita una distracci贸n.

Find the others – el Coworking en casa

Para muchos es la forma m谩s sencilla de sentirse productivo en estos d铆as en los que estamos aislados. Es una oportunidad para no sentirse aislado.

Akimbo, un espacio de trabajo online virtual coworking gratuito por Seth Godin, en el que puedes sentarte (virtualmente) junto a otras personas, mientras completas tu trabajo, tomar un descanso, acceder a los hilos de discusi贸n sobre distintos temas. Akimbo dispuso un panel de discusi贸n compartido con temas relacionados con el trabajo remoto, la resiliencia, el liderazgo, la productividad, la incertidumbre, etc.

Buscando proactivamente el equilibrio entre el trabajo remoto y tu vida personal

Al mismo tiempo que nos hemos lanzado al teletrabajo, los colegios y profesores han hecho lo propio, con lo que millones de oficinas improvisadas en el sal贸n o la cocina se llenan de ni帽os correteando o tratando de seguir con serias dificultades sus aulas virtuales.

Por mucha voluntad que pongan los profesores desde sus aulas virtuales, las dificultades t茅cnicas de unas plataformas que no estaban preparadas para esta avalancha de conexiones desde casas, y la inexperiencia de la mayor铆a de los padres y profesores, nos lleva a que todos tengamos que ser profesores a tiempo parcial. M谩s all谩 de las risas o los lloros que se cuelan por las videoconferencias, compaginar el rol de profesor con el de profesional, y el de padres a tiempo completo supone un impedimento dif铆cil de compaginar.

Ni siquiera gur煤s del management como Jeff Sutherland se libran de este nuevo impedimento en sus proyectos cuando la jornada de trabajo incluye a los ni帽os. Para darle una soluci贸n productiva sin mermar la atenci贸n de sus obligaciones parentales, el cofundador de Scrum se inspir贸 en varios ejemplos en los que los miembros del equipo y sus hijos tienen la capacidad de adaptar el calendario del equipo, o aumentar el tiempo de descanso al mediod铆a para atender las necesidades de sus hijos.

Reuniones virtuales efectivas

A medida que el trabajo en remoto se est谩 volviendo la norma,聽 supone un aumento considerable de reuniones virtuales. Estas intentan suplir la falta de comunicaci贸n informal que se produce en la oficina que en algunos casos brinda soluciones a los problemas del d铆a.

Si bien puede ser bueno, o una aut茅ntica p茅rdida de tiempo si dedicamos las reuniones virtuales exclusivamente a hablar de las cosas que hay que hacer. Para evitarlo, introduce una norma b谩sica: que todas las reuniones sean sesiones de trabajo. Al cierre de cada sesi贸n debe compartirse un entregable que evidencie un avance en el trabajo, y no 煤nicamente una lista de cosas por hacer. Al inicio de cada sesi贸n se comienza por plantear de necesidades a completar y Definition of Done, que debe completarse entre todos.

Para organizar las tareas ya utilizaremos otras herramientas en lugar de las videoconferencias. Adem谩s, evitar la creaci贸n de reuniones virtuales regulares es 煤til compartir calendarios y bloquear tiempos dedicados a tareas productivas, o a los ni帽os, como hemos comentado.

Debemos ser conscientes de que, adem谩s del espacio de nuestra casa, estamos compartiendo el tiempo correspondiente al resto de la familia, solapando actividades de todos.

Pensando entonces en los retos del trabajo online, la pregunta que nos hacemos todos en estas semanas de crisis es:

驴Sigue siendo mi trabajo significativo? 驴Aporto valor?

El trabajo con sentido y valor es uno de los principales motivadores de los humanos. Es por esto que en algunos casos sentimos que nuestro trabajo no contribuye en algo significativo puede ser desmoralizante.

La clave est谩 en entender que las crisis en determinado momento llegan a un final y lo importante es聽 trabajar por el despu茅s. Esto quiere decir que no solo basta con resistir las crisis, se trata de ser capaces de dar forma al futuro luego de ella.

Aprovecha las oportunidades que brindan las crisis para aprender de ellas, preg煤ntate que puedes sacar de ellas y entender谩s tu situaci贸n. Piensa que el valor final que est谩 presente en el Manifiesto 脕gil est谩 m谩s vigente que nunca 鈥淩esponder al cambio sobre seguir un plan鈥.

 

Architect & Project Manager Professional, PMP Seeking Excellence by Design. Carlos en Google+

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