Herramientas Colaborativas para Gestión de Proyectos

El pasado 28 de abril Carlos J. Pampliega y Alfonso Castillo comentaron en el webinar: A World Without eMail – Herramientas Colaborativas para Gestión de Proyectos, aspectos sobre las nuevas tendencias en productividad, trabajo colaborativo, herramientas y aplicaciones.

Antes de la pandemia, ya estábamos sufriendo una crisis de productividad, en la que parecíamos trabajar más horas, pegados a las pantallas y ahogados en correos electrónicos. Hoy en día tenemos una gran cantidad de aplicaciones que, brindan funcionalidades y pretenden mejorar cada uno de los aspectos de trabajo. Suena muy bien el discurso, pero hay que saber llevarlo a la práctica y no trabajar para la tecnología, sino, que nos ayude a lograr nuestros objetivos.

En el siguiente artículo te dejamos los aspectos más relevantes desarrollados sobre la sesión y sumamos algunos que no se pudieron desarrollarse en su totalidad.

Herramientas Colaborativas para Gestión de Proyectos

Un inciso sobre la productividad

La productividad ha sido uno de los grandes debates de la actualidad, de hecho, hay numerosos análisis sociológicos sobre el estancamiento de la sociedad actual. Peter Drucker en «Knowledge-worker productivity: The biggest challenge» (1999). La productividad del sector de la manufacturero desde 1900 se multiplicó por cincuenta, con ejemplos de cambio de procesos como el FORD T.

En la industria del conocimiento, el principal activo son las mentes de los trabajadores, y no se ha visto un aumento de su productividad a pesar de numerosos avances técnicos de software y hardware.

«La Productividad del trabajador del conocimiento no es una cuestión de cantidad, sino de calidad»

La dicotomía del mundo digital

Al hacerse todo más digital, la empresa se transforma en un ente global, pero a su vez esta es más cercana al cliente / usuario. Ya sea la Universidad, el estudio de arquitectura o cualquier empresa.

Piers Taylor – Invisible Estudio

En otras ocasiones nos hemos referido al Arquitecto y presentador de televisión Piers Taylor, sobre sus reflexiones acerca del sentido de la productividad «moderna» en la sociedad de la tecnología y lo virtual.

Las instituciones en este entorno de transformación se vuelven más digitales, más etéreas. Reflejado en los recursos que son capaces de aportar a sus miembros: recursos tecnológicos, espacios (físicos o virtuales) de conversación, compartir conocimiento, programas de antiguos alumnos, actividades y networking.

Siendo instituciones más digitales, también son más adaptables, reaccionan más rápido a los cambios. El ejemplo del propio estudio de arquitectura de Piers Taylor es uno más de instituciones y empresas que se hacen virtuales, inmateriales, invisibles, como dice la propia marca de estudio de Taylor.

Por contra, esta digitalización, o virtualización de la empresa, le posibilita acercarse a sus clientes e interesados. Piers Taylor deja de trabajar en los grandes estudios del  centro de Londres para vivir/trabajar en la campiña, en su casa estudio rodeado de árboles que ha merecido varias publicaciones  de referencia. Su oficina ahora se denomina Invisible Estudio, pero le permite tomar el té con los carpinteros con los que diseña su próxima obra.

Para la mayoría de las empresas e instituciones que pretenden transformarse en organizaciones virtuales, estos cambios dependen más de la política y la jerarquía, el organigrama y procesos internos, que de la propia fisicidad de las instituciones. Pensemos en Universidades virtuales, o grandes corporaciones.

¿Qué es lo que buscamos?

En una economía plagada de organizaciones virtuales, pretendemos acercarnos a nuestros clientes es una de las grandes metas de la actualidad y puede traducirse en un éxito para la organización, sin embargo, esto supone un cambio en el proceso productivo. Las soluciones que hacen que el trabajo remoto sea sostenible también pueden ayudar a solucionar estos otros problemas: Cambiar las relaciones con la empresa, colaboradores, clientes, entorno, instituciones.

Management por Objetivos

No es adecuado para el mundo del trabajo remoto, en el que los detalles de cómo trabajamos, son importantes si esperamos mantener los esfuerzos sostenibles. Es posible que las organizaciones tengan que comenzar a pensar no solo en lo qué hacen, sino, en cómo lo hacen.

Históricamente siempre ha habido disrupción en las formas de trabajar

Hablando de arquitectos que cambiaron la forma de trabajar y sentirse productivos, el ejemplo ya analizado de Gaudí es una referencia obligada.

Gaudí tenía una metodología de trabajo poco utilizada en la época, este solía dejar los estudios de arquitectura y fijar sus talleres junto a la obra que estuviese realizando. La Sagrada Familia no fue la excepción, esta técnica tenía el fin de poder experimentar con sus procesos constructivos y demás elementos del sitio. Particularmente es una metodología que se sigue utilizando en la actualidad por los arquitectos de la catedral.

Entrando en el entorno de las aplicaciones

El informe Powering the project economy – PMI,  identifica en la actualidad un entorno de múltiples proyectos y equipos diferentes que a su vez conduce a una situación en la que el 42% de los proyectos son cada vez más complejos. Además, asegura que los directores de proyectos se han visto en la situación de estar colaborando en múltiples equipos (+6 equipos distintos al año).

Somos testigos de un flujo constante de trabajo como lo define Cal Newport – The Hyperactive Hive Mind, centrado alrededor de conversaciones interminables alimentadas por mensajes desestructurados y sin una programación, enviados a través, de medios digitales como el eMail.

Si tu también consideras el Evil-MAIL el principal problema de la productividad de tu equipo, dale al LIKE! Clic para tuitear

Por otra parte, tenemos equipos que utilizan un sin número de aplicaciones específicas para cada una de sus actividades. A esto se suma, que con cada equipo que se colabora se añade una nueva aplicación al flujo de trabajo. Es así como se produce una pérdida de productividad, mientras pasamos más tiempo navegando entre aplicaciones, que lo que realmente podemos trabajar.

Te podrías preguntar, ¿Cuál es la mejor manera de hacerlo? La respuesta se deberá adaptar a las características de tu organización y los objetivos que tenga. Sin embargo, presentamos una primera aproximación que permite a cada equipo trabajar en la aplicación que desee, permitiendo integrar la información y facilitando el flujo de trabajo de los equipos.

UNITO

Unito es un motor de IA que permite integrar y sincronizar las aplicaciones de gestión de proyectos más conocidas. Además, crear estructuras organizativas entre los distintos equipos y aplicaciones para gestionar el flujo de información adaptándolo a tus necesidades.

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¿Qué aplicaciones utilizamos para gestionar proyectos y tareas?

Cuando se trata de aplicaciones, existen infinidad de soluciones que se adaptan a las características de la organización y las necesidades de los equipos. En los siguientes puntos las agruparemos por funciones y agregaremos algunas tecnologías emergentes que dan “super poderes” a las apps ya conocidas.

Comunicación efectiva

La comunicación es el eje fundamental del trabajo remoto, así que es necesario contar con plataformas que nos habiliten a comunicarnos tal como si estuviésemos en la misma oficina.

Zoom, meet, teams y Slack

  • Para mantener el contacto en tiempo real y colaborar en vivo compartiendo pantallas, espacios de trabajo e incluso pizarras virtuales. Google Meet / Microsoft Teams / Zoom
  • Para una comunicación en formato escrito y que se pueda estructurar con canales de comunicación específicos, proyectos o espacios generales. Slack

Conocer la información del proyecto

Asana, monday, clickup y trello

  • Para saber que se esta haciendo y quien lo está haciendo, existen una gran cantidad de aplicaciones. Estas se basan en el tablero originalmente usado en la fabricas de Toyota, para gestionar los procesos. Una expresión muy agilista para definirlos es “radiadores de información”. Asana / Trello / Click Up / Monday

Información en la nube

Dropbox,drive,icluod,ondrive

  • Finalmente, los gestores documentales, aunque estas aplicaciones cuentan con espacio de almacenamiento en ocasiones es limitado, es por esto que, tienen la posibilidad de enlazar con los gestores documentales más conocidos. El objetivo del trabajo en la nube es romper los silos de información, habilitar el flujo de esta y empoderar la transparencia como pilar fundamental en la gestión de proyectos. Dropbox / Google Drive / OneDrive / iCloud

Poder para las apps que ya utilizas

Ahora estas aplicaciones si bien funcionan para cada uno de sus objetivos, en la actualidad existen muchas formas de mejorar la experiencia y realmente crear un entorno de trabajo productivo.

¿Cómo podemos mejorar nuestras videoconferencias?

Lo habitual es grabar las reuniones o videollamadas importantes. Pero nadie va a volver a ver una reunión de 1 hora en Teams o Zoom. La solución, IA transcribe y resume la reunión, aportando información importante, llamadas a la acción, agenda, próximos pasos, etc. Algunas recomendaciones que podemos mostrar:

Otter, miro, jam, clipr

  • Incorporar las pizarras: whiteboard, jamb, miro, etc
  • CLIPr recorta los clips más importantes de la videollamada anotando de qué se habla y quién. Puedes seleccionar directamente el momento de la reunión que te interesa.
  • Otter genera notas de calidad para reuniones, entrevistas, y otras conversaciones importantes en tiempo real mediante el asistente de IA.

¿Cómo podemos mejorar nuestras comunicaciones?

Zapier, IFTTT, mio, carrot

  • Mio ¿Qué pasa si tu equipo utiliza Slack, y los clientes Teams? Es una herramienta que conecta distintos canales de comunicación instantánea: Slack, Teams, etc.
  • Carrot resume las ideas importantes de los canales de Slack y nos envía Newsletters con las actualizaciones más relevantes.
  • Automatización e IA: IFTTT / Zapier / Unito que enlazan con recetas ya programadas las aplicaciones y hacen el trabajo por ti mediante robots de IA.

¿Qué mas puede hacer la IA por nosotros?

X, calendly,acuity, scheduleSegún el artículo del HBR «Stop the Meeting Madness» (2017), pasamos una media de 23h a la semana en reuniones y esto era antes de la pandemia.

Una de las bondades que nos puede brindar además de las mencionadas en ejercer la función de asistente virtual, en la que nos permitirá agendar reuniones con distintas personas (dentro y fuera de la organización). X.aiCalendlyScheduleOnceAcuity

Otra perspectiva sobre la integración de Apps

Algunas organizaciones eligen otro camino en cuanto a las aplicaciones y deciden optar por plataformas que integren todos los servicios que antes mencionábamos para mantener al equipo en un solo espacio. Estos espacios rompen los silos de información y empoderan a los equipos que trabajan en él.

¿Dónde está el futuro de las herramientas colaborativas?

Citizen Developer es una iniciativa del PMI en expansión para las empresas y los PMs, sin habilidades informáticas en las denominadas “plataformas no code – low code”.

Un informe de Research And Markets pronostica que el mercado global de plataformas de desarrollo “low code” en 2020 se estima en 12.8 B$ millones de dólares y proyecta un alcance de US $ 125,8 B$ para 2027. Gartner estima que el desarrollo de aplicaciones de bajo código será responsable de más del 65% de actividad de desarrollo de aplicaciones para 2024. Forrester estima que para 2024 habrá un déficit de 500.000 desarrolladores de software solo en EE. UU.

Lo cierto es que las plataformas low code permite crear aplicaciones para las necesidades específicas que se requieran. De esta forma habilitan un potencial de avance nunca visto en las organizaciones que carecen de equipos IT o para los equipos IT que tiene recursos limitados. Es en definitiva una de las tendencias mundiales en auge y que va de la mano con la gestión de proyectos.

Conclusiones acerca de cómo mejorar la productividad del equipo de proyecto

Desde su llegada las herramientas colaborativas han tenido la intensión de mejorar la forma en que trabajamos, sin embargo, se debe saber cómo y cuáles utilizar.

  • Las herramientas colaborativas no pretenden eliminar el email, sino, dejarlo para el uso en que realmente aporta valor (comunicaciones generales, mensajes más formales, entre otros).
  • Se debe ser minimalista al momento de seleccionar las herramientas con las que se trabajará, ya que esto evitará pérdidas de productividad navegando entre apps.
  • Utiliza los motores de IA para automatizar procesos que consumen tu tiempo productivo.
  • Evita las reuniones innecesarias solo para reportar estados del proyecto, utiliza radiadores de información en su lugar.

Si te interesa el tema de Citizen Developer pronto estaremos publicando una nueva entrada exclusiva para este contenido. ¡Síguenos en nuestra newsletter para enterarte cuando esté publicada!

Mechanical Engineer & Project Manager.

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